La utilización de este sistema conlleva la aceptación de la factura electrónica.
Para poder registrarse electrónicamente se necesita de una firma electrónica válida:
- Con DNI electrónico,
- Certificado FNMT
- Camerfirma
Todos ellos obtenidos por cuenta ajena.
Los documentos se generan en pdf por lo que es necesario tener el programa Adobe mínimo tres versiones anteriores a la última versión en uso. La solicitud de registro y envío de documentos se realiza a través de la Web.
Las ventajas que puedes obtener con este servicio son:
- Acceso a todos los expedientes tramitados en este sistema.
- Agilidad en los trámites.
- Acceso a factura electrónica en cualquier momento.
- Reducción de costes de legalización en 9,03 €
El registro de documentos sólo se realizará electrónicamente.
Formato de documentos a registrar electrónicamente
Todos los documentos que se manden a registrar tienen que tener formato PDF, pudiéndose generar con cualquier programa con capacidad para ello.
Requisitos:
- Los nombres de los PDF no podrán llevar acentos, comas, punto y coma, ni símbolos.
- Los documentos deben guardar la unidad documental en semejanza a los documentos generados en papel.
Ejemplo: un proyecto será un fichero PDF con los capítulos de memoria, cálculos, pliego de condiciones, planos y presupuesto, cuando el peso del documento sea muy superior se podrán dividir en varios, pero es imprescindible indicar en las portadas de cada parte que van unidas a las siguientes siendo incompletas cada unidad por sí solas. Si se divide en 3 partes se indicará en las portadas Parte 1 de 3, parte 2 de 3 y parte 3 de 3.
El documento PDF debe ir firmado por el ingeniero en la portada del documento.
La firma debe ser oficial, personal y reconocida por la administración (DNI (eligiendo firma nunca autenticación), FNMT (usuario),etc.).
Quién utilice Nitro, Adobe Professional o Adobe Acrobat DC puede firmar el documento con ellos. Si no utiliza estos programas podrá firmar los documentos a través del programa Autofirma (se puede descargar de la página Web “Pae portal administración electrónica” del gobierno de España). En las opciones marcar “Hacer firma visible dentro del PDF”
Los documentos se enviarán a través de la plataforma Gestión Documental visado.icai.es
Una vez enviados el Colegio sellará en el lateral izquierdo de los documentos, con un CSV para facilitar el control de la veracidad del registro a la Administración.